Zusammen arbeiten - aber wie?

Ein Plädoyer für die Online-Kollaboration

In den vergangenen 12 Jahren habe ich mich aktiv in verschiedenen Vereinen und Gruppierungen eingesetzt, oft auch im Vorstand. Das hat oft großen Spaß gemacht und wir haben oft auch viel erreicht und bewegt. Gemeinsam bewegt.

Bei Vereinen, Verbänden, Arbeitskreisen, Lenkungsausschüssen etc. geht es ja bekanntlich immer um die "Zusammenarbeit". Gemeinsam will man mehr erreichen, als jede/r Einzelne alleine erreichen könnte. Synergieeffekte will man dabei nutzen und durch das Zusammentragen von Wissen Fragestellungen von verschiedenen Blickwinkeln beleuchten und somit schneller und besser zu Ergebnissen kommen. Doch oft beschränkt sich diese Zusammenarbeit auf die paar wenigen physischen Versammlungen, auf die Vorstandssitzungen und Jahresversammlungen. Zu gering ist noch die Bereitschaft der meisten - selbst ehrenamtlich aktiven - Menschen, sich auch ausserhalb solcher Sitzungen gedanklich ein zu bringen. Woran liegt es?

An den Werkzeugen zur kollaborativen Zusammenarbeit kann es nicht liegen. Diese gibt es inzwischen zuhauf, von solchen einfachster Schlichtheit wie etherpad bis zur kollaborativen Officelösung des Platzhirschen Google. Es gibt einfache chat clients und chat in den gängigsten sozialen Netzwerken wie Facebook oder die Möglichkeit Videokonferenzen mittels Google+ oder Skype abzuhalten. Es gibt Whiteboardlösungen bei denen man während des ortsunabhängigen Zusammenarbeitens auch Bildschirme (und Programme) frei geben kann sowie Ergebnisse noch während der Besprechung schriftlich für ein gemeinsames Dokument zusammen tragen kann. Kurzum: Es gibt viele hervorragende Werkzeuge, die es einem ermöglichen zu mehreren Personen von unterschiedlichen Orten aus entweder zeitgleich oder zeitversetzt an gemeinsamen Inhalten zu arbeiten. Nur werden diese im "normalen" Verein noch kaum genutzt. Warum?

Die Hauptargumente, die mir entgegen schweben, wenn ich solche Werkzeuge in Gremien vorschlage, die sich sonst mühsam irgendwo treffen, um Themen breit zu treten, die teilweise nur einen Bruchteil der Anwesenden Personen interessiert oder betrifft, sind diese:

- Wir arbeiten doch alle ehrenamtlich und haben doch KEINE ZEIT, um wieder etwas neues zu lernen oder gar zu betreiben! Die Versammlungen und die Vor- und Nacharbeit dazu verschlingt schon so sehr viel zu viel Zeit. Da will ich nicht auch noch von zuhause aus an "virtuellen Besprechungen" teil nehmen.

- Es ist doch wichtig, den Personen, mit denen man zusammen arbeitet, bei einer Besprechung in die Augen sehen zu können. Wo bleibt das soziale, das Kameradschaftliche, wenn wir uns nur online zusammen finden?

- Wenn ich etwas online schreibe, können doch das auch möglicherweise andere, als die bedachten Empfänger aufgabeln und lesen. Und die Dinge, die wir online oder in E-Mails schreiben können leichter von Beteiligten an Dritte, nicht beteiligte Personen weiter geleitet werden. Das will ich aber nicht.

Das sind alles scheinbar gute Gründe, um sich lieber nur offline in kleinem Kreis bei Versammlungen zu treffen. Aber nur scheinbar. Es gibt nämlich aus meiner Sicht auch einige Gegenargumente:

- Wer sich über den Zeitverlust durch ehrenamtliche Tätigkeit beschwert und meint kollaboratives Arbeiten online würde noch mehr Zeit in Anspruch nehmen, liegt falsch. Sicherlich: Man könnte die Arbeit auch einfach verdoppeln und die offline Tätigkeit unverändert fortsetzen und die online Kollaboration einfach oben drauf satteln. Mit etwas Planung und vor allem Koordination kann das jedoch anders, zeitsparender ablaufen. Genau wie es bei einer offline Versammlung jemanden geben muss, der die Diskussion leitet, so sollte es auch bei der online-Kollaboration jemanden geben, der darauf achtet, dass die Diskussionen "on track" bleiben bzw. an die richtigen Stellen verschoben werden. Auch hier muss es jemanden geben, der zu einem vorher definierten Zeitpunkt fragt: Was sind die nächsten Schritte? Wer macht nun was bis wann? Und dies fest hält und überwacht. Es entfallen jedoch die gefahrenen Kilometer der einzelnen Teilnehmer, die sich ohnehin oft nicht auf eine bestimmte Zeit für ein Treffen einigen können. Wie oft trudeln bei Versammlungen Teilnehmer deswegen zu den unterschiedlichsten Zeiten ein und aus? Mittels online-Zusammenarbeit können wir zusätzlich zu gemeinsamen Absprachen in Echtzeit zu fest definierten Zeiten auch jeder für sich in die Dokumente sehen und unseren Senf dazu geben. Eltern mit Kindern kommt das zum Beispiel sehr entgegen: Sie können sich dieser Diskussion widmen, wenn die Kinder erst im Bett sind.

- Und, ja, es ist in der Tat wichtig, dass man den Menschen, mit denen man Projekte zusammen erarbeitet, auch gelegentlich in die Augen schauen kann. Doch das geht auch per Videotelekonferenz ganz gut. Und wenn man sich genügend selbst diszipliniert die Fach- und Sachthemen in den online-Dokumenten gemeinsam zu erarbeiten, bleibt bei Treffen im "realen Leben" umso mehr Zeit für das Pflegen der zwischenmenschlichen Beziehungen, weil man dann eben nicht mehr über jedes Thema, das nicht jeden am Tisch betrifft, endlos diskutieren muss, sondern dann auch Zeit hat sich auch über Persönliches zu unterhalten.

- Die Gefahr, dass Inhalte aus Versammlungen leichter verteilt werden können, auch an Unbefugte, als wenn diese nur "im stillen Kämmerlein" besprochen werden, ist schon gegeben. Aber wer unbedacht Geheimnisse mit den falschen Menschen bespricht, hat ohnehin ein Problem. Jede Form der Kommunikation kann auch ein "Leck im System" finden. Viel wichtiger in diesem Zusammenhang erscheint mir aber, das geteilte Informationen sich auch zum eigenen Vorteil viel schneller vermehren, als geheim gehaltene. Was schadet es uns in Vereinen und Verbänden Dinge Transparent zu machen, so dass sie auch branchenübergreifend einsehbar und kommentierbar werden? Natürlich sollten das keine personenbezogenen Daten sein. Aber warum scheuen sich so viele Verbände transparent über ihre Arbeit zu berichten und auch von außen Diskussion dazu zu erlauben? An dieser Diskussionskultur rütteln soziale Netzwerke gerade ganz erheblich. Es fehlt jedoch gerade in Vereinen und Verbänden oft der Mut zur Veränderung, um diese Diskussionen - auch zum eigenen Vorteil - nutzen zu können.

Mir ist es trotz aller Argumente in verschiedenen Gruppierungen NICHT gelungen, die kollaborative Arbeit online als eine zusätzliche Stütze der Vereinsarbeit zu etablieren. Entweder sind meine Überzeugungskünste zu schwach, meine Argumente zu schlecht, oder der Nährboden noch nicht genügend gediehen. Gerne nehme ich ich das Versagen meiner Überzeugungsfähigkeit auf mich. Aber, um es globaler zu sehen, möchte ich dennoch darüber nachdenken, welche weiteren Ursachen diese Veranlagung zu mangelnder online-Kollaboration haben könnte, denn diese scheint ja auch in Gegenden weit verbreitet zu sein, wo nicht solche ausstrahlungslose Möchtegernevangelisten wie ich Versager umher tappen. Ich kann jedoch momentan dazu nur Fragen stellen, auf die ich selber noch keine Antworten habe:

- Liegt es an der Erziehung und Persönlichkeitsbildung? Sehen Lehrpläne in den Schulen das kollaborative Erarbeiten von Lösungen noch nicht genügend vor?

- Liegt es an einer grundlegenden Technikfeindlichkeit der Menschen? Laufen unsere Lehrer den SchülerInnen noch hinterher, was Technik- und Medienkompetenz betrifft? Und wie sieht es mit der Fortbildung von Erwachsenen aus? Wie können wir als Gesellschaft ermöglichen, dass in einer sich immer schneller verändernden Welt auch erwachsene Menschen weiter mit wachsen?

- Liegt es nur an mangelnder Erfahrung mit solchen Werkzeugen? Wie können wir Menschen helfen Erfahrungen zu sammeln?

- Ist es überhaupt möglich diese Bildung auch später an zu gehen? ("You can't teach an old dog new tricks).

- Was, um Himmels Willen, können wir tun?

Ich habe es noch nicht aufgegeben, mich dort, wo ich eine Zusammenarbeit für sinnvoll erachte, auch die online Kollaboration zu empfehlen. Allerdings mache ich es mir nun nicht mehr zur aktiven Aufgabe Überzeugungsarbeit zu leisten (auch wenn ich jetzt diesen Artikel hier schreibe; denn: ähnlich wie in meinem Beitrag "GTD Evangelist - Hoffnungslose Aufgabe?" beschrieben, bin ich immer mehr davon überzeugt, dass man Menschen nicht zu ihrem eigenen Glück zwingen kann.

Es gibt einige Gruppierungen, wo die online-Zusammenarbeit sehr wohl bestens funktioniert. Aus diesem Erfolg ziehe ich nun den Trost für mein Versagen diese Vorgehensweise auch in anderen Gruppierungen ein zu führen. Ein Beispiel im "Kleinen" (wir sind nur zu zweit) ist unser Podcast schweinfurtundso.de, den ich mit Florian Kohl zusammen mache. Die meisten Sendungen nehmen wir gemeinsam vor Ort in einem Studio auf. Die Vor- und Nacharbeit (Recherche, Absprachen mit unseren Interviewpartnern, Ausarbeitung von Themen und Fragen, texten von "Shownotes" und Blogartikeln) geschieht jedoch online, teilweise, aber nicht nur, in Echtzeit. Zuerst verwendeten wir einen etherpad-Ableger (den Florian damals auch ausfindig machte). Inzwischen ist auch die Echtzeitkollaboration bei Google Docs (Texte und Tabellen) so weit voran geschritten, dass diese auch schön schnell und fast schon geschmeidig ist, so dass wir nun meist mit diesem Werkzeug arbeiten. Mit Vorstandsmitgliedern des Schloss-Förderkreises nutze ich Google Texte und Tabellen ebenfalls gelegentlich zur Abstimmung bevorstehender Projekte. Schön ist auch die Skizzenfunktion bei Google, die auch in Echtzeit bearbeitet werden kann und über die Hangout-Funktion eine Integration in Googles Netzwerk Google+ bekommen hat. Wir haben damit zum Beispiel schon Plakatentwürfe in Echtzeit zusammen skizziert und kommentiert.

Ein weiteres Erfolgsbeispiel der Online-Kollaboration ist die stARTconference zum Thema "Kultur und Social Web" in Duisburg. Bereits im vergangenen Jahr (ich trat 2010 dort auch als Sprecher auf) wurde vieles in Vorbereitung online abgewickelt. Auch die Kommunikation zur Erstellung des Buches zur Tagung, zu dem ich ein Kapitel bei gesteuert habe, lief größtenteils über soziale Netzwerke. Aber als besonders hervorhebenswert erachte ich die Art und Weise, wie die heute und morgen stattfindende stARTconference zum Thema "Transmedia Storytelling" geplant und organisiert wurde: Die Konferenzplanung erfolgte "offen, experimentell, zusammen" und das mittels einer Facebookgruppe und anderer online-Kollaborationswerkzeuge. Die stART11en (oder stARTelfen), die bei der kollaborativen Organisation und Durchführung der Konferenz mit halfen, wurden durch Freikarten oder ermäßigte Karten zu dieser belohnt. Durch die offene Planung arbeiteten nicht nur diejenigen zusammen, die sich ohnehin schon kannten, sondern es fanden sich für verschiedene Bereiche neue Experten, die sich zugunsten der stARTconference in ihrem jeweiligen Fachbereich einbrachten.

Wer hat noch weitere positive Beispiele von Vereinen, Verbänden oder Interessensgemeinschaften, die erfolgreich online-Kollaboration nutzen? Wie funktioniert es dort? Für die Schilderung Eurer Erfahrungen wäre ich dankbar.

Verwandte Beiträge:

Social Media: Wie überzeuge ich meinen Chef? Veränderung muss man wollen

Online und offline verschmelzen lassen: Kratzen an der Dichotomie

Hör doch einfach auf der geprellte zu sein!

Chaos, Kreativität und Wissen