Ich weiß gar nicht wie oft ich am Tag etwas gefragt werde, auf das ich antworte: „Hast Du denn schon nach der Antwort
gesucht?“. Jedenfalls mindestens einmal stündlich, glaube ich. Jetzt wurde Kati auch noch gebeten, eine Telefonnummer im "elektronischen Telefonbuch" nachzuschlagen (sprich: dastelefonbuch.de). Das alles hat mich etwas ins Grübeln gebracht. Ist denn das
Prinzip, eigenes Wissen suchbar zu speichern (und nach Bedarf auch abzurufen) oder auch fremdes Wissen durch Suchen anzuzapfen, nicht bekannt? Ist solches Verhalten erst ein Produkt des (bis dato nie ganz erreichten) papierlosen Büros? Lernt man es erst
jetzt in der Schule (wenn überhaupt)? (im BWL 2.0 Blog fand ich
einen Artikel über ein interessantes Projekt an einer Schule in England, an der Achtjährige iPod Touches mit Internetzugang für den Unterricht erhalten – aber dieses Beispiel ist wohl leider noch etwas utopisch in unserem Land).
Im Land der Erfinder, Entdecker und Gründer hat man heutzutage eher Angst vor allem Neuen, vor allem, was mit Computern zu tun hat sowieso.
Jedenfalls scheint es sich im alltäglichen Leben um mich herum noch nicht durchgesetzt zu haben, dass man Informationen auch googlen kann. Oder – und das ist für firmeninternes Wissen ja der durchaus wichtigere Aspekt – man Informationen (Wissen) auch wieder aus seinem Rechner abrufen kann. Wenn man Ersteres zwar tendenziell weiß, Letzteres jedoch handwerklich noch nicht so drauf hat, kann es auch schon mal vorkommen, dass man in der www Suchmaschine nach einer Datei auf dem eigenen Rechner sucht (ehrlich, habe ich neulich erst erlebt). Egal, jedenfalls scheint es noch ein ziemliches Defizit zu geben, was das Wissen um den Umgang mit dem Wissen betrifft.
Das Wissen ist da – wie zapft man es an?Erst wenn das Prinzip von elektronischem Wissensabruf verinnerlicht wird, kommt man wohl auch in den Habitus, Wissen in einer leicht wieder auffindbaren Form zu speichern. Und damit meine ich nicht (nur) in welchem Ordner diverse Dateien abgelegt werden, sondern wie Informationen verschlagwortet und miteinander verknüpft werden, welche Werkzeuge man zur Archivierung und vor allem zur schnellen Wiederaufbereitung verwendet.
Egal welches Programm oder System man verwendet (auf meine eigene, bevorzugte Lösung gehe ich noch kurz ein), gibt es ein paar plattformübergreifende Tipps:
Indizieren - Dateien am Rechner sollte man indizieren, damit man mit einem Suchprogramm nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt der Dateien schnell durchsuchen kann. Am windows PC funktioniert dies zum Beispiel über die Windows Desktop Suche, die wohl in Vista und Windows 7 integriert ist, aber auch für Win XP nachgerüstet werden kann. Aber auch Drittanbieter wie google, yahoo, copernic destop search etc. bieten Programme zum Indizieren und Durchsuchen von Windows Rechnern an. Am Apple Macintosh ist diese Funktion mittels „spotlight“ ohnehin integriert. Besonders schön am Mac: Spotlight findet auch Inhalte innerhalb von Programmen wir evernote (siehe unten) und e-mail Nachrichten, die am PC nicht mit indiziert werden.
Datenbanken – Wissen in Datenbanken zu speichern hilft dieses wieder hervorzukramen, weil relationale Datenbanken eben darauf spezialisiert sind, Informationen, die in einem bestimmten Verhältnis zueinander stehen, zu verknüpfen bzw. nach diesen Verknüpfungen zu suchen. Das ist natürlich bei Address- bzw. Kontaktdatenbanken besonders praktisch und bekannt. Wenn man einer Datenbank auch selbst definierte Felder hinzufügen kann, sind die Möglichkeiten, wie man Informationen (Wissen) miteinander verknüpft, fast unbegrenzt. Sie lassen sich dann auch in Form von Auswahlabfragen wieder ans Licht bringen (so kann ich meiner Datenbank z.B. befehlen, mir die Namen und Anschriften von Kunsthandwerkern auszudrucken, aber nur von solchen, die österliches ausstellen, aus einem bestimmten Postleitzahlenbereich kommen und seit mindestens x Jahren nicht mehr bei uns ausgestellt haben).
Verschlagworten – Wenn man später nicht mehr weiß, wonach man suchen soll, kann man etwas auch nicht mehr (leicht) finden. Das Gehirn funktioniert hier auf komische Weise. Wichtig ist immer auch der Kontext, also der Zusammenhang, in dem eine Information (für einen) steht. Ich kann mich vielleicht nicht an den Namen einer bestimmten Person erinnern, aber ich weiß, dass ich mich an ihn erinnern werde, weil sein Dackel immer jahreszeitliche Pullis/Decken trägt. Also ist das eine wichtige Information, die ich mir zu dieser Person in meiner Addressdatenbank notiere. So viele Ergebnisse wird es zu dem Stichwort „Dackel“ im Notizfeld nicht geben und die Suchergebnisse liefern mir dann weitere Indizien wie Wohnort etc., die mir helfen, die Person namentlich zuzuordnen. Da selbst Indizierungsprogramme meist Ergebnisse aus Dateinamen schneller oder weiter oben wiedergeben, als Ergebnisse aus gefundenem Text innerhalb einer Datei, hilft es auch, Schlagwörter im Dateinamen zu integrieren. Je präziser – und eben auch kurz – man dabei vorgeht, desto besser. Ich speichere gerne auch das Datum in einem Dateinamen mit ab, weil ich so auf Anhieb erkenne, in welchem Zeitfenster ich mich bewege. Wenn man dabei das Datum in Form von Jahr/Monat/Tag angibt (z.B. 090927 für 27.9.2009) lassen sich solche Ergebnisse selbst bei einer alphanumerischen Sortierung auf- oder abwärts schnell finden.
Suchparameter – Jeder weiß, dass man bei Google, Bing & Co. einen Suchbegriff in die Suchmaschine eingeben kann und meist akzeptable Ergebnisse damit erzielt. Man kann aber die Qualität der Ergebnisse deutlich erhöhen, wenn man die Suche eingrenzt, indem man zusätzliche Begriffe hinzufügt. All das ist bereits in unzähligen Artikeln beschrieben und lässt sich entsprechend googlen. Eine Suche mit folgenden Suchbegriffen brachte mir heute gute Ergebnisse: „google syntax internetsuche“. Es gibt sogar Volkshochschulkurse, wie man richtig sucht im Internet. Für diese kleine Einführung nur so viel: setzt man vor eines der Suchbegriffe ein „+“, so bringt die Suchmaschine nur Ergebnisse, die auf jeden Fall auch diesen Begriff enthalten. Ein „-“ grenzt diese Begriffe entsprechend aus.
Offen sein und wollen – All das oben Beschriebene funktioniert natürlich nicht, wenn man nicht offen ist für Neues. Es hilft, wenn man sich ein wenig damit beschäftigt, wie Informationen eingegeben / gespeichert werden müssen, um von einer Maschine wieder gefunden werden zu können (wenngleich es natürlich ständige Forschung nach immer besseren Methoden / Programmierung gibt – Stichwort:
semantisches Web). Aber es hilft auch, wenn man ein wenig in sich selbst hinein hört und sich dafür sensibilisiert, wie man selbst Informationen verarbeitet. Ist man eher ein Mensch, der in Bildern denkt? Informationen bildlich zu beschreiben ist in jedem Fall eine große Hilfe. Und: welche Emotionen und Assoziationen weckt eine Information, ein Bild? Dieses Wissen sollte mit der Kernaussage / Information gespeichert werden, damit diese besser gefunden werden kann (siehe „Verschlagworten“).
Wichtig ist auch, dass wir uns immer wieder bewusst machen, dass wir Wissen und Informationen nicht ihrer selbst willen speichern. Es geht nicht um die
Verwaltung von Wissen, sondern darum, wie wir durch die Verknüpfung von Informationen und die Abrufbarkeit dieses Wissens im jeweils entscheidenden Moment einen Mehrwert erreichen können, einen kreativen Prozess in Gang setzen können. Klingt hochtrabend... Ganz vereinfacht ausgedrückt: die meisten Informationen brauchen wir nicht in dem Moment, in dem wir sie erhalten. Von vielen ahnen wir aber, dass diese später wieder von Bedeutung sein könnten, wir wissen aber vielleicht noch nicht mal in welchem Zusammenhang. Diese Ahnung sollte jedoch schon Impetus sein, die Information zu speichern, damit sie später einen Entscheidungsprozess vereinfachen, oder einen Ideenfindungsprozess befruchten kann.
Meine bevorzugte Methode zur Wissensspeicherung:Für alles, was Kontaktbezogen ist: eine selbst geschriebene MS Access Datenbank (die jedoch vermutlich in den kommenden Jahren auf den Mac umziehen und dann wohl in eine Filemaker Datenbank umgeschrieben wird).
Für Informationen in Dateien: indizierte Festplatten (bevorzugt am Mac mit Spotlight, was bei mir aber auch nur "zuhause" funktioniert, da im Büro noch Windows Rechner stehen).
Für alles andere: Evernote. Evernote (
www.evernote.com) bietet ein unschlagbares Archivierungswerkzeug, das sowohl am Windows PC, am Apple Macintosh, als auch über ein web-basiertes Interface funktioniert und gespeicherte Daten auf allen verwendeten Rechnern synchronisiert. Ich kann also im Büro am PC oder zuhause am Mac Informationen eingeben (oder aus dem Netz „clippen“) und diese in verschiedenen thematisch festgelegten „notebooks“ speichern und vor allem verschlagworten. Sogar Scans oder Fotos von handgeschriebenen Texten lassen sich nach einem automatischen server-seitigen OCR-Abgleich durchsuchen. Und sogar auf dem iPhone oder iPod Touch lassen sich die so gespeicherten Notizen wieder finden. Man kann den Zugang zu seinen „notebooks“ auch anderen freigeben und somit an Projekten gemeinsam arbeiten. Kostenlos ist das alles auch noch (bis zu einem gewissen Umfang, den ich trotz starker Nutzung noch lange nicht erreicht habe). Ich könnte noch viel mehr Lobendes über evernote schreiben, aber: probiert es am besten einfach selbst aus (über obigen Link erfährt man alles, was es dazu benötigt).
Vor allem fände ich es toll, wenn alle, mit denen ich regelmäßig zusammen arbeite (in und außerhalb des eigenen Unternehmens), den Zugriff auf ihr eigenes, Firmeneigenes und netzwerkinternes Wissen verbessern würden. Die Möglichkeiten, die sich bei besserem und schnelleren Zugriff auf Wissen in einer vernetzten Welt ergeben, sind nämlich geradezu erschreckend - in einer positiven Weise. Wir, die wir nicht als 8jährige schon iPods mit Internetzugang in der Schule benutzten, müssen uns halt ein wenig mehr anstrengen, wenn wir den Anschluss nicht verpassen wollen. Als Optimist sage ich aber: Diese Anstrengung lohnt sich.
